Onderhandelexpert

Hoe onderhandel je met jouw achterban?

De relatie met de achterban is voor de onderhandelaar van groot belang. De overeenkomst die hij of zij sluit kan vergaande gevolgen hebben voor het bedrijfsproces, de winstgevendheid, de concurrentiepositie of bijvoorbeeld de budgettaire ruimte. Het is dan ook belangrijk dat de onderhandelaar alvorens de overeenkomst te sluiten deze afstemt met zijn achterban. Maar hoe gaat dat, onderhandelen met de achterban?

Invloed van de achterban

Tijdens de voorbereiding van de onderhandeling is de invloed van de achterban vaak al merkbaar. Verschillende partijen binnen de organisatie proberen hun belangen veilig te stellen, door deze bijvoorbeeld op te nemen in de onderhandelingsdoelen. Het is aan de onderhandelaar om ervoor te zorgen dat hij of zij zich niet teveel vastlegt. Dit kan er namelijk in resulteren dat de onderhandelingsruimte vooraf al beperkt wordt. Daardoor wordt het onderhandelen extra ingewikkeld. Om succesvol te kunnen onderhandelen moet je namelijk beschikken over bepaalde vrijheid. Anders wordt het moeilijk om tijdens het uitruilen toegiften te doen. Waarom beperken interne partijen de vrijheid dan toch vaak? Dit komt doordat zij meestal niet goed op de hoogte zijn van de marktsituatie. En soms is het de juist de markt waardoor bepaalde dingen mogelijk dan wel onmogelijk zijn.

Alvorens de externe onderhandeling te starten is het dus belangrijk eerst intern te onderhandelen. Mastenbroek gaat zelfs zo ver dat hij benadrukt dat de kern van succesvol onderhandelen gezocht moet worden in het willen en kunnen onderhandelen met de eigen achterban. Pas op de tweede plaats komt onderhandelen met de tegenspelers.

Valkuilen in het onderhandelen met de achterban

Er zijn verschillende valkuilen waarmee rekening gehouden moet worden wanneer er wordt onderhandeld met de achterban. De belangrijkste zijn:

Veel onderhandelaars zien de relatie met de eigen achterban niet als een onderhandelingsrelatie. Dit is het echter wel. Ook met je achterban kan je onderhandelen. Bijvoorbeeld over wat je wel of niet zal meenemen tijdens de onderhandeling. Uiteindelijk ben jij als onderhandelaar verantwoordelijk voor de onderhandeling. Zorg dan ook dat je de juiste randvoorwaarden schept om tot een goed resultaat te komen. Onhaalbare onderhandelingsdoelen horen daar niet bij.
Het is niet altijd makkelijk om je achterban te beïnvloeden. Zo kan het voorkomen dat je niet de kennis of positie hebt om in bezwaar te gaan. Desondanks is het belangrijk om het gesprek te blijven aangaan. Jouw achterban merkt immers ook de gevolgen van een onderhandeling die volkomen vastloopt.
Je laten opjutten door je eigen achterban is een andere valkuil. Het komt regelmatig voor dat je achterban denkt dat problemen worden veroorzaakt door de andere partij. Voor je het weet wordt je met iets op pad gestuurd wat de andere partij helemaal niet te verwijten valt als zij daar niet mee akkoord gaan. Dit is dus een situatie die het onderhandelen vrijwel onmogelijk maakt. Enerzijds kan je er niet mee komen aankloppen bij de tegenpartij. Anderzijds kan je ook niet terugkeren op kantoor zonder het besproken te hebben. Een situatie die je dus wilt voorkomen.

Communiceren met de achterban

Onderhandelaars moeten zich er bewust van zijn dat vanuit de achterban heel makkelijk een ongenuanceerde en stereotype beeldvorming over de tegenpartij wordt gevormd. Een beeldvorming waarin de negatieve elementen gaan domineren. Parallel hieraan ontstaat vaak de neiging om de tegenpartij eens even goed aan te pakken. Escalatie dus naar een gevechtssituatie, die mogelijk niet in overeenstemming is met de eigen onderhandelingspositie. Een realische perceptie van de tegenpartij en een realistische voorbereiding op de onderhandeling kan dus een uitdaging zijn.

Richting de achterban is het daarom belangrijk om helderheid te verschaffen over de onderhandelingssituatie. Hierdoor zijn zij beter in staat de onderhandeling in het juiste perspectief te plaatsen en is de kans kleiner dat er een verkeerd beeld ontstaat over de andere partij. Wanneer iedereen de onderhandelingssituatie vergelijkbaar inschat wordt het gemakkelijker om gezamenlijk realistische onderhandelingsdoelen op te stellen.

Het is echter niet altijd even eenvoudig om iedereen de situatie gelijk te laten inschatten. Vaak speelt emotie hier een grote rol. Bijvoorbeeld in het geval van een ondernemingsraad, waar namens de achterban onderhandeld wordt. In dat soort gevallen is het cruciaal goed te communiceren met de achterban. Des te belangrijker is het in dat geval om de relatie met de achterban te zien als een onderhandelingsrelatie. Het is namelijk onmogelijk aan alle wensen van iedereen te voldoen. Uiteindelijk dient er een overeenkomst te worden gesloten waarin iedereen zich kan vinden. Dat is wat anders dan een overeenkomst waarin ieders belangen 100% worden vervuld.